Guia de migração de dados: sucesso estratégico e práticas recomendadas

Para a maioria das empresas, a migração de dados é um processo comercial necessário e que ocorre regularmente. Seja implementando um novo sistema ou transferindo informações para locais de armazenamento mais seguros, ter uma estratégia sólida de migração que ajude as organizações é essencial para equipes executivas e de TI. 

Mas, de acordo com dados recentes do Gartner, cerca de 50% de todos os projetos de migração de dados irão exceder orçamentos predeterminados ou terão impacto nos negócios em geral devido a falhas na estratégia, ou na execução. Isso ocorre porque os projetos costumam ser complexos, demorados e envolver vários sistemas, tecnologia e equipes técnicas. 

Felizmente, há uma variedade de ferramentas, técnicas e estratégias que podem tornar a migração de dados mais simples e baratas. 

O que é migração de dados?

A migração de dados é o processo de transferência de dados entre diferentes tipos de formatos de arquivo, bancos de dados ou sistemas de armazenamento. Muitas vezes é mais do que simplesmente mover dados de um sistema ou banco de dados para outro. A migração de dados pode envolver processos mais complicados, como mapeamento e reformatação de dados. 

Mover dados para um novo dispositivo de armazenamento para substituir um sistema antigo ou mudar de uma solução de armazenamento local para uma solução de armazenamento em nuvem são apenas dois exemplos comuns de migração de dados. Você também pode estar atualizando um banco de dados de aplicativos com novo hardware, necessitando de migração de dados para novos dispositivos ou equipamentos. 

Não importa que tipo de migração de dados seja realizado, há vários fatores importantes que precisam ser levados em consideração: 

• Integração de dados 
• Impacto nos negócios 
• Custos 
• Experiência e impacto do usuário 
• Potencial tempo de inatividade 
• Avaliação de dados 
• Qualidade de dados 

Migração de dados vs. Integração de dados

Embora a migração de dados e a integração de dados possam parecer semelhantes, são dois processos completamente diferentes. Cada um requer táticas e estratégias próprias, então é preciso ter certeza de que está usando as ferramentas corretas para cada trabalho. 

Com a integração de dados, você pega dois repositórios de dados diferentes e os mescla em um único e maior. Isso é muito frequente em projetos de Big Data que exigem a disponibilização de grandes armazenamentos de dados para diversas tarefas analíticas. Esse processo envolve vários tipos e formados de dados que são mesclados sob o mesmo teto. 

Com a migração de dados, as informações são movidas de um armazenamento para outro, e geralmente todas as informações precisam estar no mesmo formato. 

Por que uma estratégia segura de migração de dados é importante?

A migração de dados ocorre por diversos motivos, mas geralmente é voltada para melhorar o desempenho e competitividade das operações de TI e da organização. Dados melhor organizados podem ser aproveitados de forma mais eficiente, e os dados armazenados em um só lugar, com um único formato, ajudam a reduzir a necessidade e o custo de implementar vários sistemas e hardware. 

As consequências de migrações de dados mal executadas também podem ser significativas. O resultado pode ser dados imprecisos, redundância ou outros problemas que exigem correção. A realidade é que um mau trabalho de migração pode arruinar dados precisos, bem estruturados e organizados. 

Uma estratégia abrangente de migração de dados ajuda a evitar prazos perdidos, estouros orçamentários e planos incompletos que podem causar o fracasso total do projeto. Uma estratégia de migração completa também ajuda a manter todas as partes interessadas e membros da equipe em sintonia, realizando as tarefas necessárias com mais rapidez e precisão. 

E o mais importante, a sua estratégia de migração de dados deve ser segura e compatível. Não tomar as medidas regulatórias e de segurança cibernética corretas pode resultar em violações de dados ou multas e penalidades por não conformidade. 

Tipos de migração de dados

A migração de dados pode assumir diversas formas diferentes. Abaixo estão alguns tipos mais comuns de migração e o que cada um deles implica: 

• Migração de armazenamento
  Esses tipos de migrações concentram-se na transferência de dados de um dispositivo de armazenamento para um dispositivo novo ou diferente. Isso pode ocorrer no local ou na nuvem. Embora as migrações de armazenamento sejam o tipo mais direto de migração na superfície, isso não significa que você pode simplesmente adotar uma abordagem de copiar/colar com algo com 5 TB de informações. Isso exige um plano sólido aliado à execução, além de entender para onde os dados estão indo e quem deve ter acesso a eles. 
• Migração de banco de dados
  Com migrações de bancos de dados, normalmente é atualizado um mecanismo de banco de dados, movendo as informações para um novo dispositivo. As migrações de bancos de dados normalmente são mais complexas que as de armazenamento, já que está se lidando com volumes maiores de informações que podem ser formatadas de maneira diferente. Para isso, é necessário fazer backup desses bancos, separá-los do mecanismo e migrar os arquivos para o novo local. Os arquivos podem então ser restaurados para o novo banco. 
• Migração de aplicativos
  Esse tipo de migração pode ser uma combinação de migrações de bancos de dados e de armazenamento. Quando um aplicativo inteiro é movido de lugar, ele normalmente tem bancos de dados, pastas e arquivos de instalação que precisam ser realocados para um servidor diferente, por exemplo. Também é possível trabalhar com o fornecedor do aplicativo para executar quaisquer etapas adicionais específicas desse software para garantir que tudo funcione corretamente e que o aplicativo funcione normalmente após a migração. 
• Atacado vs. Incremental
  Embora os tipos de migração de dados se refiram aos aspectos mais técnicos, existem diferentes abordagens estratégicas para realizar o processo. É possível adotar uma abordagem de atacado, onde toda a migração é feita de uma só vez, sendo concluída dentro de um prazo determinado, ou também migrar de forma incremental, transferindo dados em etapas. Uma abordagem de atacado é boa porque é simplesmente “pronta”, enquanto as migrações incrementais permitem que os sistemas sejam mantidos online durante o processo. Escolher entre uma ou outra depende da avaliação das necessidades dos negócios e estratégia tecnológica para decidir qual abordagem é a mais indicada. 

Principais componentes da estratégia de migração de dados

A realocação de dados importantes ou confidenciais não pode ser tratado levianamente. Por esse motivo, é extremamente imprudente iniciar uma migração de dados sem um plano e uma estratégia robusta em vigor. Felizmente, há um conjunto de princípios testados e comprovados que são muito úteis ao formular uma estratégia de migração. 

Planejamento de migração

Decida quais dados precisarão ser movidos e os sistemas que serão afetados. Planejar a migração significa avaliar e antecipar o efeito que o projeto terá na estabilidade dos negócios. 

Inicio do projeto

Todo plano de migração de dados precisa de uma data definida e de etapas de ação para ser iniciado. Identifique as principais partes interessadas e informe-as sobre o papel que cada uma deve desempenhar. 

Análise do ecossistema

Tenha uma ideia de como a migração se ajusta ao ecossistema de TI mais amplo e estabeleça processos sobre como os sistemas legados serão desligados. 

Soluções de design

Mapeie do ponto de vista técnico como os dados serão movidos e para onde. Implemente processos que garantam a qualidade dos dados. 

Construção e teste

Codifique a lógica do software que irá automatizar a migração. Certifique-se de testar o código em um ambiente de sandbox espelhado. 

Execute e valide

É necessário demonstrar que o software e os processos de migração serão eficazes durante a movimentação de dados, garantindo sua segurança e viabilidade para uso comercial. 

Desativação e monitoramento

Desligar e descartar sistemas legados antigos é o último componente-chave de uma estratégia de migração, então, tenha um plano para realizar esse processo com segurança. 

Ao integrar esses elementos-chave em uma estratégia de migração de dados, é possível garantir que as informações cheguem ao destino adequado com segurança e com interrupção mínima para os negócios e operações de TI. 

Desafios e soluções comuns de migração de dados

Mesmo com um plano e uma estratégia abrangente de migração de dados, ainda é possível encontrar obstáculos e desafios comuns à maioria dos projetos de migração. 

Migrando maus hábitos

Algumas organizações não conseguem eliminar dados, processos ou práticas de TI deficientes durante uma migração de dados. Mais especificamente, os gerentes de projetos de migração podem herdar arquivos ou estruturas de dados quebradas que criarão dores de cabeça adicionais se migrados como tal. Certifique-se de que, ao fazer a movimentação, processos ruins e arquivos corrompidos sejam deixados para trás. 

Falha ao automatizar

A migração de dados exige muitos processos repetitivos, e a falta de automação e soluções de software complementares podem retardar o processo ou resultar em erros. Use ferramentas como um mecanismo de transporte de dados para mover as informações automaticamente de um servidor de armazenagem para outro. Isso economizará tempo e reduzirá a sobrecarga, ao mesmo tempo que mantém e atualiza as permissões de acesso aos arquivos. 

Falta de um plano de contingência

Uma das maiores falhas na migração de dados é não ter um plano de backup para lidar com possíveis erros. É preciso tratar a migração de dados como se estivesse transferindo grandes somas de dinheiro para outro banco. Os dados são altamente valiosos para qualquer negócio, portanto, é necessário ter pontos de falhas potenciais mapeados e um plano de ação de contingência em vigor. 

Dicas para tornar a migração de dados perfeita

Mover informações críticas é uma tarefa delicada e deve ser tratada como tal. Aqui estão algumas práticas recomendadas para garantir que o projeto de migração seja bem-sucedido. 

• Crie e siga um plano de migração
  É essencial ter um plano concreto sobre quais dados precisam ser movidos, para onde estão indo e como irão chegar lá. O plano também deve definir parâmetros sobre quem deve ter acesso a esses dados, precisa descrever cada etapa e quem deve estar envolvido no processo de migração. Além disso, o tempo de inatividade dos sistemas e possíveis problemas técnicos ou de compatibilidade devem ser considerados. A integridade e a proteção de dados precisam ocupar um lugar de destaque nesse plano. 
• Compreenda totalmente os dados
  Examine atentamente os dados que estão sendo migrados. Mais especificamente, procure dados que estejam obsoletos, desatualizados ou não sejam mais necessários. Separar essas informações para descarte não apenas irá facilitar a migração, mas também permitirá que a equipe trabalhe com um conjunto de dados limpos após a migração. Além disso, entenda se há dados regulamentados que precisam de determinados controles de segurança para fins de conformidade. 
• Implemente políticas de migração
  Não basta ter um plano em prática. É preciso formular políticas de migração de dados para toda a organização a ter mecanismos para aplicá-las. As políticas devem garantir que os dados serão migrados para o lugar correto e que sejam protegidos adequadamente após a migração. Para isso, automatize suas políticas de migração para tornar os dados de destino mais seguros e criar regras para eles durante a migração. 
• Teste e valide os dados migrados
  Depois de migrar com sucesso, é crítico entender se tudo está onde deveria estar. Parte do teste e da validação é criar uma política de retenção automática para evitar vazamento de dados. Além disso, esses dados desatualizados precisam ser higienizados e suas permissões verificadas novamente. Faça backup dos sistemas legados antigos para garantir, no caso de algum sistema ficar off-line, o acesso às informações em um local separado e seguro. 
• Realize processos de auditoria e documentação
  Uma coisa que a equipe de conformidade irá apreciar é a documentação completa assim que a migração for concluída. Dependendo do setor de atuação da empresa, os reguladores podem exigir provas de que todos os cuidados foram tomados para garantir que dados confidenciais, como informações financeiras, pessoais ou de saúde, foram migrados em segurança. A auditora do processo não apenas fornece um registro de que a migração foi feita corretamente, mas também ajuda a identificar fatores que precisam ser observados e melhorados para uma próxima migração. 

Ferramentas de migração de dados para automatizar e simplificar

As migrações de dados podem ser um projeto extremamente complexo. Isso é especialmente verdadeiro quando dados confidenciais ou críticos, sujeitos à conformidade regulatória, precisam ser movidos. É por isso que é tão importante ter um plano em vigor para uma migração segura, assim como contar com as ferramentas tecnológicas certas para garantir que tudo corra bem. 

Uma ferramenta extremamente útil é o Varonis Data Transport Engine, que ajuda a mover grandes quantidades de dados entre sistemas, dispositivos de armazenamento e plataformas de software. Você pode transferir dados para o SharePoint, se tiver o Microsoft 365, e o Varonis Data Transport Engine ajuda na preparação dos dados para migrações para a nuvem e agiliza o processo implementando regras que separam os dados relevantes, que devem ser movidos, dos antigos e obsoletos que podem ser excluídos ou ignorados. 

O Data Transport Engine também pode ser utilizado para mapear permissões de um sistema para o outro, mesmo se estiver migrando do Microsoft New Technology File System (NFTS) para o Network File System (NFS). 

Outra ferramenta útil é o DatAdvantage, uma ferramenta de mapeamento de dados que ajuda a trazer visibilidade completa sobre onde os dados estão, quem acessa e quem usa esse acesso durante a migração. O DatAdvantage fornece visualizações claras e detalhadas que ajudarão a minimizar os riscos antes, durante e depois da migração. 

A migração de dados é como mover seus objetos de valor de uma casa para outra. É necessário tomar cuidado e cautela para que os bens mais valiosos — dados, neste caso — cheguem com segurança onde precisar estar. Criar um plano de migração de dados, implementar a tecnologia certa e encontrar parceiros experientes são elementos-chave para garantir que o projeto corra bem e que os dados cheguem com segurança em seu novo lar. 

Aproveite e agende uma sessão de demonstração para tirar suas dúvidas e entender se a plataforma Varonis é adequada para sua organização.