Guia de migração de dados: estratégia de sucesso e práticas recomendadas

Para a maioria das empresas, a migração de dados é um processo de negócios necessário que ocorre regularmente. Seja implementando um novo sistema ou mudando informações para locais de armazenamento mais seguros, ter uma estratégia de migração de dados sólida que ajude as organizações é fundamental para executivos e equipes de tecnologia da informação.

Mas, de acordo com dados recentes do Gartner, cerca de 50% de todos os projetos de migração de dados excederão os orçamentos predeterminados ou prejudicarão os negócios em geral, devido a falhas de estratégia ou execução. Isso ocorre porque os esses projetos de migração costumam ser complexos, demorados e envolvem vários sistemas, tecnologia e equipes de tecnologia.

Felizmente, há uma variedade de ferramentas, técnicas e estratégias que você pode usar para tornar esse processo mais contínuo e menos oneroso. Continue lendo esse guia de migração de dados para tornar seus esforços cada vez mais bem-sucedidos.

O que é migração de dados?

A migração de dados é o processo de transferência de dados entre diferentes tipos de formatos de arquivo, bancos de dados ou sistemas de armazenamento. Muitas vezes, é mais do que simplesmente mover dados de um sistema ou banco de dados para outro. A migração pode envolver processos mais complicados, como mapeamento e reformatação desses dados.

Mover dados para um novo dispositivo de armazenamento para substituir um sistema antigo ou mover de uma solução de armazenamento local para uma nuvem são apenas dois exemplos comuns desse processo. Você também pode atualizar um banco de dados de aplicativo com um novo hardware, exigindo a migração de dados para novos dispositivos ou equipamentos.

Não importa o tipo de migração de dados que você esteja realizando, há vários fatores importantes que você precisa levar em consideração:

• Integridade de dados
• Impacto nos negócios
• Custo
• Experiência do usuário e impacto
• Potencial de inatividade
• Avaliação de Dados
• Qualidade de Dados

Migração de dados vs. integração de dados

Embora a migração e integração de dados possam parecer semelhantes, são dois empreendimentos completamente diferentes. Cada um requer diferentes táticas e estratégias, então, você vai querer ter certeza de que está usando as ferramentas corretas para cada trabalho.

Com a integração de dados, você pega dois repositórios de dados diferentes e os mescla em um maior. Frequentemente, você verá isso em projetos de big data que exigem que grandes armazenamentos sejam disponibilizados para várias tarefas de análise.

Na integração de dados, vários tipos e formatos são mesclados sob o mesmo teto. Com a migração de dados, você está movendo informações de uma loja para outra, com todas as informações geralmente precisando estar no mesmo formato.

Por que uma estratégia de migração segura de dados é importante?

A migração de dados ocorre por vários motivos, mas geralmente é para melhorar o desempenho e a competitividade de suas operações de TI e da organização em geral. Dados melhor organizados podem ser aproveitados com mais eficiência, e dados armazenados em um único local, e em um único formato, ajudam a reduzir a necessidade – e o custo – de vários sistemas e hardwares.

As consequências de uma migração mal-executada também podem ser significativas. O resultado pode ser dados imprecisos, redundâncias ou outros problemas que exigem correções posteriores. A realidade é que um trabalho ruim de migração de dados pode até mesmo arruinar dados precisos, bem estruturados e organizados.

Uma estratégia abrangente de migração de dados ajuda a evitar prazos perdidos, estouros de orçamento e planos incompletos que podem causar o fracasso total do projeto. Uma estratégia completa e bem pensada também ajuda a manter todos os interessados ​​e membros da equipe na mesma página, realizando as tarefas necessárias com mais rapidez e precisão.

E o mais importante: sua estratégia de migração de dados deve ser segura e compatível. Não tomar as medidas corretas de segurança cibernética e regulamentares pode resultar em violação de dados ou multas e penalidades por não conformidade.

Tipos de migração de dados

As migrações de dados podem assumir várias formas diferentes. Abaixo estão alguns dos tipos mais comuns e o que cada um envolve.

• Migração de armazenamento. Esses tipos de migrações se concentram na transferência de dados de um dispositivo de armazenamento para um novo ou diferente. Isso pode ocorrer no local ou na nuvem. Embora as migrações de armazenamento sejam o tipo de migração mais simples na superfície, isso não significa que você pode simplesmente copiar/colar algo com 5 TB de informações. É preciso um plano sólido, juntamente com a execução e compreensão para onde os dados estão indo e quem deve ter acesso a eles.

• Migração de banco de dados. Nessas migrações você normalmente está atualizando um mecanismo e movendo todo esse banco de dados de arquivos instalado para um novo dispositivo. As migrações de banco de dados costumam envolver mais do que as migrações de armazenamento, principalmente porque você está lidando com volumes maiores de dados que podem ser formatados de maneira diferente. Você precisará fazer um backup, separá-los do mecanismo e migrar os arquivos para um novo. Então, os arquivos podem ser restaurados para o novo banco de dados e local.

• Migração de aplicativo. Esse tipo de operação pode ser uma combinação de migrações de banco de dados e armazenamento. Quando você está movendo um aplicativo de software inteiro de um lugar para outro, eles normalmente têm bancos de dados, pastas e arquivos de instalação que precisam ser realocados para um servidor diferente, por exemplo. Você também pode precisar trabalhar com o fornecedor do aplicativo para realizar quaisquer etapas adicionais que sejam específicas a esse software para garantir que tudo corra corretamente e que o aplicativo funcione corretamente após a migração.

• Atacado vs. Incremental. Embora os tipos de migração de dados acima se refiram aos aspectos mais técnicos, existem diferentes abordagens estratégicas para o processo. Uma opção é a abordagem de atacado, em que toda a migração é feita de uma vez e concluída dentro de um tempo específico. Outra é migrar de forma incremental e transferir dados em fases. Uma abordagem de atacado é boa porque é simplesmente “um e pronto”, enquanto as migrações incrementais permitem que você mantenha os sistemas on-line durante o processo. Você precisará avaliar suas necessidades de negócios e estratégia de tecnologia para decidir qual abordagem é melhor para sua organização.

Principais componentes da estratégia de migração de dados

A realocação de dados confidenciais ou importantes não é um assunto para ser considerado levianamente. Por esse motivo, é extremamente imprudente começar uma migração de dados sem um plano e estratégia concretos em vigor. Felizmente, há um conjunto de princípios comprovados e verdadeiros que lhe servirão bem ao formular sua estratégia de migração de dados.

Planejamento de Migração
Decida quais dados precisarão ser movidos e os sistemas que serão afetados. O planejamento da migração significa avaliar e antecipar o efeito que o projeto terá na estabilidade dos negócios.

Iniciação do projeto
Cada plano de migração precisa de uma data definida e etapas de ação para o início. Identifique os principais interessados ​​e informe-os sobre o papel que cada um desempenhará.

Analise o panorama
Tenha uma ideia de como a migração se encaixa em seu ecossistema de TI mais amplo. Estabeleça processos por exemplo, como você desativará os sistemas.

Soluções de Design
Mapeie, de um ponto de vista técnico, como você moverá quais dados e para onde. Implemente processos para garantir a qualidade dos dados.

Construindo e testando
É aqui que você codificará a lógica do software que ajudará a automatizar a migração. Certifique-se de testar o código em um sandbox.

Executar e validar
Você precisará demonstrar que o software e os processos de migração serão eficazes na movimentação de dados com segurança e são viáveis ​​para uso comercial.

Desativação e monitoramento
Desligar e descartar sistemas antigos é o componente-chave para sua estratégia de migração. Tenha um plano para fazer isso com segurança.

Ao integrar esses elementos-chave em sua estratégia de migração de dados, você garantirá que as informações cheguem ao seu destino adequado com segurança e com o mínimo de interrupção em seus negócios e operações de TI.

Desafios e soluções comuns para a migração de dados

Mesmo com uma estratégia e um plano abrangente de migração de dados, você ainda pode encontrar alguns obstáculos e desafios comuns à maioria dos projetos de migração.

Migração de maus hábitos

Algumas organizações falham em eliminar dados, negócios ou práticas de TI

ruins durante uma migração de dados. Mais especificamente, os gerentes de projeto de migração podem herdar arquivos corrompidos ou estruturas de dados que criarão dores de cabeça adicionais se migrados como tal. Certifique-se de que, ao fazer a troca, você está deixando processos ruins ou arquivos corrompidos para trás.

Falha ao Automatizar

As migrações de dados requerem muitas partes móveis, e a falta de automação e soluções de software complementares podem retardar o processo ou resultar em erros. Use ferramentas como um mecanismo de transporte de dados para move-los automaticamente de um servidor de armazenamento para outro. Isso economizará tempo e reduzirá a sobrecarga, ao mesmo tempo em que mantém e atualiza as permissões de acesso aos arquivos.

Sem Plano de Contingência

Uma das maiores falhas desse processo é não ter um plano de backup para possíveis erros. Você precisa tratar a migração de dados como se estivesse movendo grandes somas de dinheiro para outro banco ou instituição financeira. Os dados são altamente valiosos para qualquer empresa, portanto, você precisa mapear os pontos de falha em potencial e estabelecer um plano de ação de contingência.

Dicas para facilitar a migração de dados

A movimentação de informações críticas é uma tarefa delicada e deve ser tratada como tal. Aqui estão algumas práticas recomendadas para garantir que seu projeto de migração ocorra sem problemas.

• Crie e siga um plano de migração. Você deve ter um plano concreto para quais dados precisam ser movidos, para onde estão indo e como você os fará. Seu plano também deve definir parâmetros para quem deve ter acesso a esses dados. Também deve descrever cada etapa e quem estará envolvido. Além disso, considere o possível tempo de inatividade do seu sistema e possíveis problemas técnicos ou de compatibilidade. A integridade e a proteção dos dados também devem ter destaque em seu plano de migração.

• Compreenda totalmente seus dados. Examine cuidadosamente os dados que você migrará. Mais especificamente, procure dados de eliminação que estejam desatualizados ou não sejam mais necessários. Separa-los para descarte não apenas tornará sua migração mais fácil, mas também permitirá que sua equipe trabalhe com um conjunto de dados limpo pós-migração. Entenda se há dados regulamentados que precisam de determinados controles de segurança para fins de conformidade.

• Implemente políticas de migração. Não é suficiente apenas ter um plano em prática. Você precisará formular políticas de migração de dados em toda a organização e ter mecanismos para aplicá-las. Suas políticas devem garantir que os dados estejam indo para o lugar certo e que sejam protegidos adequadamente após a migração. Você pode até automatizar suas políticas de migração para tornar os dados de destino mais seguros.
• Teste e valide os dados migrados. Depois de migrar com sucesso, você vai querer ter certeza de que tudo está onde deveria estar. Parte do teste e validação é criar uma política de retenção automática para evitar o vazamento desses dados. Além disso, certifique-se de excluir os dados desatualizados e verifique novamente as permissões. Faça backup de sistemas antigos também para que, se algum sistema ficar off-line, você tenha acesso a eles em um local separado e seguro.

• Processos de auditoria e documentação. Uma coisa que sua equipe de conformidade apreciará é a documentação completa assim que você terminar. Dependendo do seu setor, os reguladores podem exigir prova de que você tomou o cuidado adequado ou razoável com os dados confidenciais, como informações financeiras ou de saúde. A auditoria do processo não apenas fornecerá um registro de que você fez tudo corretamente, mas também o ajudará a identificar coisas para melhorar para a próxima migração.

Ferramentas de migração de dados para automatizar e simplificar

As migrações de dados podem ser grandes – e difíceis – empreendimentos. Isso é particularmente verdadeiro quando você está transferindo dados confidenciais ou críticos, sujeitos à conformidade regulamentar. É por isso que é tão importante ter um plano para migração segura, bem como as ferramentas de tecnologia certas para garantir que tudo corra bem.

Uma ferramenta extremamente útil é o Varonis Data Transport Engine, que ajuda a mover grandes quantidades de dados entre sistemas, dispositivos de armazenamento e plataformas de software. Você pode até mesmo transferir dados para o SharePoint se confiar no pacote corporativo da Microsoft. O mecanismo de transporte de dados pode ajudar a prepará-los para migrações de nuvem e agilizar o processo, implementando regras que separam os dados relevantes que você precisa para migrar dos dados antigos e desatualizados que você pode excluir ou ignorar.

Também poderá usar esse mecanismo de transporte para mapear as permissões de um sistema para outro, mesmo se estiver mudando do Microsoft New Technology File System (NTFS) para o Network File System (NFS).

Outra componente útil é o DatAdvantage, uma ferramenta de mapeamento de dados que ajuda a trazer visibilidade completa de onde seus dados estão, quem tem acesso e quem usa seu acesso durante a migração. O DatAdvantage fornece visualizações claras e detalhadas que ajudarão a minimizar os riscos antes, durante e depois do processo.

A migração de dados é como mover seus objetos de valor de uma casa para outra. Você deseja ter extremo cuidado e cautela para que seus bens mais valiosos – neste caso, os dados – cheguem com segurança onde precisam estar. Criar um plano sólido, implementar a tecnologia certa e encontrar parceiros experientes são elementos essenciais para garantir que seu projeto funcione e que seus dados cheguem com segurança em seu novo lar.