Alors que le monde des affaires est toujours plus dynamique et changeant, la gouvernance des données est aujourd’hui devenue incontournable. Cette stratégie consiste pour les entreprises à gérer le risque, optimiser la valeur et réduire les coûts associés aux quantités phénoménales de données issues de diverses sources qu’elles engrangent.
Pour simplifier, on peut dire que la gouvernance des données consiste à savoir où se trouvent vos données, comment elles sont utilisées et si elles sont bien protégées. Une bonne gouvernance garantit l’intégrité et la cohérence des données, mais empêche aussi qu’elles soient utilisées ou manipulées à mauvais escient.
Dans cet article, nous allons vous présenter la gouvernance des données et ses principes clés, puis vous expliquer ce que vous pouvez faire pour l’optimiser au sein de votre organisation.
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- Présentation de la gouvernance des données
- Cadre et principes de la gouvernance des données
- Fonctionnement des cadres de gouvernance des données
- Principales défaillances de la gouvernance des données en entreprise
- Mise en place d’une gouvernance des données respectant les bonnes pratiques
- FAQ sur la gouvernance des données
Brève présentation de la gouvernance des données
La gouvernance des données désigne les processus et procédures suivis par les organisations pour gérer, utiliser et protéger leurs données. Dans ce contexte, les données peuvent désigner la totalité ou un sous-ensemble des actifs numériques et/ou imprimés d’une entreprise. Définir à quoi correspondent exactement les données d’une organisation constitue d’ailleurs une bonne pratique centrale. Une fois cette étape franchie, vous pouvez réfléchir à des stratégies d’exploitation de vos données susceptibles de générer de la valeur.
- La gouvernance des données est à la fois le qui, le quoi, le quand, le où et le pourquoi des données de votre organisation.
Un autre aspect clé de la gouvernance des données consiste à protéger les données confidentielles de l’entreprise et de ses clients. Chaque jour ou presque, une nouvelle fuite de données est signalée. En réaction, les gouvernements ne cessent de voter des lois et des cadres réglementaires, comme HIPAA, le RGPD et le CCPA. La gouvernance des données consiste ainsi pour une grande partie à protéger les données confidentielles des clients et des citoyens : un bon programme de gouvernance prévoit donc des contrôles et aide les entreprises à respecter les réglementations de conformité.
Avantages de la gouvernance des données
Sans gouvernance efficace, les incohérences entre les différents systèmes de l’organisation risquent de persister. Par exemple, les comptes des clients peuvent prendre différents formats dans les systèmes des services des ventes, de la logistique et du service client. Ces écarts peuvent compliquer les efforts d’intégration ou générer des problèmes d’intégrités qui nuisent à la qualité de la business intelligence, des rapports et des analyses. Par ailleurs, les erreurs de données ont alors toutes les chances de passer inaperçues et de dégrader encore davantage la précision de la BI et des analyses.
Le recours à de bonnes pratiques de gouvernance des données aide les organisations à pleinement exploiter leurs données et évite les problèmes opérationnels ou d’analyse générés par les incohérences. En voici quelques avantages tout à fait concrets :
- Les politiques et systèmes centralisés réduisent les coûts informatiques associés à la gouvernance des données.
- Les normes de données optimisent la prise de décision transversale et la communication
- Les audits de conformité sont plus faciles à gérer, et les normes de conformité plus simples à maintenir.
- La business intelligence sur laquelle s’appuie la planification à court et long termes, notamment les fusions et acquisitions, est éclairée par les données.
- La croissance des données est contrôlée et organisée.
- La stabilité des données facilite l’adaptation aux nouvelles législations applicables aux données et à la confidentialité.
Pour autant, la mise en place d’un programme ou d’une stratégie de gouvernance des données présente également un certain nombre d’inconvénients et de difficultés qu’il convient de prendre en compte, notamment :
- Envergure : la gouvernance des données doit s’imposer à toute l’entreprise pour être mise en place correctement. Il s’agit d’un projet d’envergure à lancer et gérer.
- Ressources : une bonne gouvernance des données demande de l’attention, du temps et des ressources de la part de diverses équipes, potentiellement aux dépens d’autres activités.
- Coordination : la gouvernance des données s’inscrit dans le cadre d’une politique plus large de gouvernance informatique : ces deux aspects doivent être coordonnés.
- Adhésion : il peut être difficile d’intéresser les employés à la gouvernance des données. Ils ont besoin d’incitations et de motivation pour s’impliquer dans ce type d’initiative.
- Flexibilité : les efforts de gouvernance des données doivent pouvoir s’adapter aux besoins des équipes et être suffisamment simples pour les utilisateurs. S’ils nuisent au travail, ils ne faciliteront pas l’atteinte des objectifs métier.
- Mise en œuvre : le choix de la technologie et des outils de gestion d’une stratégie de gouvernance des données peut être complexe. Appuyez-vous sur des ressources comme Gartner pour trouver l’outil adapté à votre stratégie.
Il est tout à fait possible de surmonter ces défis, qui ne doivent en aucun cas vous dissuader d’adopter la gouvernance des données. Pour y parvenir, vous devez avant tout répartir clairement les rôles.
Responsables de la gouvernance des données
En effet, un programme complet de gouvernance des données s’accompagne de rôles, groupes et fonctions bien précis :
Chief Data Officer
Le Chief Data Officer (CDO), aussi appelé directeur des données, est un rôle émergent qui se répand rapidement. Les entreprises commencent à comprendre l’importance de la gestion des données et de l’implémentation d’un cadre de gouvernance des données. Or, l’adoption d’une telle stratégie impose de recruter un CDO. Le CDO pilote la stratégie de gouvernance des données au sein de l’entreprise. La mise en place d’un tel rôle témoigne d’un engagement sérieux envers les données et de l’adhésion de la direction.
Propriétaires des données
Les propriétaires des données sont directement responsables des données. Ils jouent un rôle central dans la protection et la qualité des données, considérées comme un actif de l’entreprise. Ils font aussi partie des équipes qui utilisent les données. Par exemple, c’est un membre de l’équipe financière qui doit être le propriétaire des données de cette équipe.
Avec Varonis, les propriétaires des données bénéficient d’une gestion automatisée des accès aux données sous leur responsabilité. Étant donné qu’ils savent quels membres de l’organisation doivent pouvoir accéder à leurs données, leur fournir les outils nécessaires à la gestion et l’audit des accès constitue une bonne pratique de gouvernance.
Data stewards
Les data stewards sont les ambassadeurs de votre stratégie de gouvernance des données. Ils rencontrent les propriétaires des données, appliquent les politiques et procédures de gouvernance, et forment les nouveaux propriétaires des données et les employés.
Comités de gouvernance des données
Le comité de gouvernance des données fixe les politiques et procédures. Il travaille de concert avec le CDO pour déterminer le qui, quoi, quand, où et pourquoi de la gouvernance des données.
Cadre et principes de la gouvernance des données
L’objectif le plus couramment associé à la gouvernance des données est la normalisation des définitions de données dans une entreprise ou une organisation. Les autres objectifs dépendent de chaque programme. Par conséquent, c’est à vous qu’il revient d’établir des principes adaptés à votre environnement, dans le respect du cadre communément admis de la gouvernance de données.
Voici les principes que vous devez suivre dans tous les cas :
- Intégrité : tous les acteurs du programme doivent se montrer honnêtes et présenter clairement les contraintes, difficultés et autres impacts des décisions de gouvernance.
- Transparence : la nature et les modalités d’application des pratiques et contrôles mis en place doivent être claires et transparentes pour les participants comme pour les auditeurs.
- Auditabilité : les activités de gouvernance des données doivent pouvoir être auditées et s’accompagner de la documentation nécessaire pour répondre aux exigences d’audit.
- Responsabilité : vous devez déterminer qui est responsable des décisions, processus et contrôles transversaux et liés aux données. Les différentes responsabilités doivent être clairement définies.
- Stewardship : identifiez, attribuez et déléguez les activités de stewardship de la gouvernance qui relèvent de chaque contributeur et des groupes.
- Vérifications et contrôles : mettez en place des vérifications et contrôles entre les équipes métier et technologiques, les créateurs et les collecteurs de données, et toute personne qui utilise ou gère les informations.
- Normalisation : votre programme de gouvernance des données doit se concentrer sur l’introduction et la prise en charge de la normalisation des données d’entreprise.
- Gestion des changements : favorisez une gestion proactive et réactive des changements dans l’ensemble des processus, de l’utilisation des données aux bonnes pratiques liées au personnel.
Le respect de ces principes vous aidera à bâtir un programme de gouvernance des données complet et durable.
Types d’outils de gouvernance des données
Divers outils technologiques et logiciels peuvent simplifier le déploiement de votre programme de gouvernance des données. Voici quelques-uns des principaux outils que vous pourriez utiliser :
- Catalogage des données : logiciel qui utilise la détection automatique des données pour créer des catalogues facilitant l’organisation et la normalisation.
- Gestion des données : logiciel qui récupère les données de différentes sources et fournit une vue globale pour la gouvernance.
- Visualisation : envisagez de déployer un outil permettant de visualiser l’ensemble de votre écosystème de données dans une interface unique et facile à utiliser, mais aussi de générer des rapports pour les propriétaires des données.
- Lignage des données : retrouvez le cycle de vie des données en analysant automatiquement le code issu des sources de données, applications et outils, ainsi que le code source.
- Gestion des politiques : certains logiciels automatisent l’application des politiques et l’attribution des règles métier pour garantir une conformité totale avec votre programme de gouvernance.
- Détection des menaces : prévoyez un logiciel de sécurité qui vous alerte en cas de menace, avant que vos données ne soient compromises ou dérobées.
Il ne s’agit-là que de quelques outils qui peuvent faciliter vos efforts de gouvernance. En collaborant avec un partenaire de conformité expérimenté comme Varonis, vous pourrez déterminer avec plus de précision les outils et l’infrastructure technologique dont vous avez besoin.
Fonctionnement des cadres de gouvernance des données
Une fois que vous avez compris les principes de base de la gouvernance des données et que vous disposez des outils adaptés, vous pouvez commencer à déployer le cadre de gouvernance des données au sein de votre organisation.
Valeur et résultats
Adaptez la gouvernance des données à un objectif ou résultat métier. Vous devrez disposer d’un processus d’analyse des données pour pouvoir mesurer les progrès et résultats.
Responsabilité et droits décisionnels
Assurez-vous que votre équipe accepte votre stratégie de gouvernance des données et tient le CDO, les data stewards, les propriétaires des données et les employés responsables. Définissez clairement qui prend quelles décisions concernant vos données.
Confiance organisationnelle
Pouvez-vous faire confiance à l’ensemble de vos sources de données ? Gardez-vous la main sur vos données tout au long de leur durée de vie ?
Un modèle de confiance intègre des mécanismes tenant compte du caractère distribué de l’écosystème des données. Vous devez faire en sorte de comprendre l’historique et le lignage de vos données en entrée pour pouvoir gérer les attentes et les résultats de manière adéquate.
Transparence et éthique
Veillez à maintenir l’ouverture et la visibilité des analyses de données portant sur la gouvernance à l’aide de processus décisionnels clairs et définis, pouvant être validés par des acteurs externes.
Risque et sécurité
Prenez-vous en compte le risque et la sécurité des données dans votre stratégie ? Ces deux facteurs sont les principaux moteurs des entreprises qui adoptent la gouvernance des données. Ils doivent être pris en compte en plus des résultats métier visés.
Explication et formation
Avez-vous mis en place un programme de formation des propriétaires des données et employés sur les principes de base de la gouvernance des données ? Formez-vous les nouveaux propriétaires des données ? Instaurez un programme de formation continue pour que la gouvernance des données ne soit jamais mise de côté.
Collaboration et culture
Votre équipe considère-t-elle la gouvernance des données comme une initiative imposée par la direction ou comme un effort collaboratif visant à faire avancer l’entreprise et protéger les données ?
Ces sept domaines peuvent vous aider à vous concentrer sur les objectifs de la gouvernance des données et éclairer le pilotage de cette initiative.
Principales défaillances de la gouvernance des données en entreprise
De nombreuses organisations font face à divers échecs et difficultés lorsqu’elles mettent en place un plan de gouvernance des données. Voici les principaux obstacles que vous devez vous préparer à surmonter.
Intégration de la gouvernance des données à la politique informatique
La gouvernance des données doit être considérée et réalisée dans le cadre d’une politique de gouvernance informatique plus vaste. Ces deux initiatives doivent aller dans le même sens pour réussir. Les organisations qui les gèrent de manière distincte rencontreront inévitablement des difficultés.
Adhésion des employés et de la direction
Le changement n’est jamais facile, mais faire en sorte que les employés s’intéressent à la gouvernance des données est particulièrement complexe. Ils doivent être incités et motivés à suivre vos nouvelles initiatives, et vous devez décrocher l’adhésion de la direction pour qu’elles soient adoptées dans toute l’entreprise.
Flexibilité et simplicité de la gouvernance
Les efforts de gouvernance des données doivent pouvoir s’adapter aux besoins des équipes et être suffisamment simples pour les utilisateurs. S’ils nuisent au travail, ils ne faciliteront pas l’atteinte des objectifs métier. On revient ainsi à la question de l’adhésion des employés. Faites en sorte que la gouvernance soit simple et flexible pour que les employés ne la considèrent pas comme un obstacle.
Choix des outils technologiques de gouvernance.
Le choix de la technologie et des outils de gestion d’une stratégie de gouvernance des données peut être complexe. Utilisez des ressources comme Gartner et appuyez-vous sur l’expertise de vos partenaires de cybersécurité pour étudier les technologies disponibles et demander des références de systèmes adaptés à votre stratégie.
Mise en place d’une gouvernance des données respectant les bonnes pratiques
En dépit de toutes ces difficultés, il reste possible de déployer une stratégie de gouvernance de données sans heurts, et de manière efficace. Voici quelques bonnes pratiques qui devraient vous y aider.
- Décidez de formats de données normalisés. Utilisez également la technologie pour faire appliquer ces normes pendant le post-traitement et l’ingestion des données dans votre plateforme de big data. Vos données proviendront de nombreuses sources différentes, et leur normalisation est donc capitale.
- Pensez aux données non gérées. Les données contenues dans vos fichiers, dossiers et partages comptent parmi les plus précieuses, mais sont souvent plus exposées que vos données gérées. Assurez-vous que votre stratégie de gouvernance ne les néglige pas.
- Définissez les objectifs métier de la gouvernance. Effectuez cette opération tôt dans le processus et nommez un Chief Data Officer (CDO). Ce CDO doit être responsable de la gestion et la réalisation des objectifs de gouvernance des données. Essayez de fixer des objectifs globaux, mais prévoyez des étapes intermédiaires gérables.
- Misez la plupart du temps sur la simplicité. Pour la plupart des employés, la gouvernance des données n’est pas une tâche centrale. Minimisez son impact sur les contributeurs et les équipes, et proposez des étapes et bonnes pratiques faciles à suivre.
- Définissez les rôles de l’équipe de gouvernance. Les propriétaires des données sont les plus proches des données qu’ils créent et gèrent. Affectez-leur des gestionnaires de données pour les guider et faciliter la communication. Votre équipe de gouvernance des données doit être transversale et soutenue dans la mise en œuvre de ses initiatives.
- Classifiez et étiquetez toutes vos données. Définissez pour les métadonnées des normes qui favorisent la réalisation de vos objectifs métier et permettent la réutilisation des données. La normalisation est l’un des principaux axes de la gouvernance, mais n’est que difficilement réalisable sans la classification des données et l’étiquetage.
- Mesurez les progrès à l’aide d’autant d’indicateurs que possible. La quantité de données obsolètes que vous enregistrez, le nombre de dossiers disposant de propriétaires des données attribués et la quantité de données sensibles que vous créez constituent des indicateurs de base de la gouvernance des données.
- Automatisez autant que possible. Automatisez les workflows, les processus d’approbation, les demandes de données, les demandes d’autorisation et plus encore pour que vos initiatives de gouvernance de données fonctionnent. L’automatisation vous fera économiser du temps et des ressources, mais assurera également que la gouvernance est appliquée en continu.
FAQ sur la gouvernance des données
Vous trouverez ci-dessous quelques questions fréquemment posées sur le cadre de gouvernance des données.
Q : Les cadres de gouvernance varient-ils selon les secteurs ?
R : Le cadre de base de la gouvernance des données est le même pour tous les secteurs. Les plus grandes différences résideront finalement dans les raisons de son application. Une fois les obligations de sécurité respectées, les objectifs et résultats attendus seront en effet spécifiques à chaque organisation.
Q : Comment créer un cadre de gouvernance des données ?
R : Nul besoin de réinventer la roue. De nombreuses organisations ont déjà créé un cadre. Si vous voulez néanmoins créer le vôtre, assurez-vous de commencer par répondre aux questions suivantes : Qui ? Quoi ? Quand ? Où ? Pourquoi ? Ces réponses vous aideront à définir le « Comment ? », à savoir le cadre.
Q : Comment faire comprendre l’importance de la gouvernance des données ?
R : Il est parfois difficile d’expliquer à la direction que vous devez recruter un CDO et mettre en place un programme complet de gouvernance des données. Si les risques et problèmes de sécurité, l’augmentation du coût du stockage des données ou encore l’incapacité à prendre des décisions transversales ne la font pas réagir, la partie est loin d’être gagnée.
Q : Quel est l’objectif du cadre de gouvernance des données ?
R : La gouvernance des données ne se limite pas à la sécurité des données. Certes, c’est un sujet essentiel, mais un programme de gouvernance permet aussi de prendre des décisions transversales et de réaliser des analyses métier. En résumé, la gouvernance des données se concentre sur la normalisation des données pour favoriser leur utilisation dans de multiples contextes.
Q : La gouvernance des données est-elle un programme ou un projet ?
R : La gouvernance des données doit être considérée comme un programme métier stratégique sur le long terme et non pas comme un projet court. La mise en place d’une gouvernance des données implique des modifications structurelles des politiques et pratiques de l’entreprise en matière de données, mais aussi de redéfinir les rôles et responsabilités des personnes qui manipulent les données.
Conclusion
Le déploiement d’un programme de gouvernance des données solide assure la sécurité, la normalisation et l’intégrité des données au sein de votre organisation. En choisissant les bonnes stratégies, mais aussi les bons partenaires et les bons outils de sécurité des données, vous parviendrez à créer un programme de gouvernance qui vous aidera à optimiser la valeur de vos données tout en assurant leur sécurité et leur intégrité.
