Angesichts des Zuwachses an Arbeit im Homeoffice während der Pandemie im Jahr 2020 ist Microsoft in einer guten Position, um im nächsten Jahr zur führenden Kollaborationsplattform für Unternehmen zu werden. Microsoft hat in den letzten Jahren immer mehr Funktionen hinzugefügt, um die Zusammenarbeit der Benutzer sowohl zu Hause als auch im Büro zu verbessern. In diesem Beitrag möchte ich besprechen, welche Funktionen Sie im Jahr 2021 im Auge behalten sollten, sowie darauf eingehen, welche Funktionen meiner Meinung nach hinzukommen werden (und welche hinzukommen sollten). Ebenso wird es um die wichtigsten Best Practices für die Cyber-Security in Ihrer Teams-Bereitstellung gehen.
- Microsoft-Teams-Trends im Jahr 2021
- Best Practices für die Sicherheit in Teams
- Meine Prognosen und Wunschliste für Teams 2021
- Microsoft Teams in der Zukunft
Microsoft-Teams-Trends im Jahr 2021
Im Folgenden gehe ich auf die wichtigsten Neuerungen in diesem Jahr bei Microsoft Teams ein, darunter die Rückkehr ins Büro, die Einhaltung von Compliance-Standards und mehr.
Zurück ins Büro
Viele Organisationen fangen langsam an, schrittweise ins Büro zurückzukehren. Um zu vermeiden, dass gleichzeitig zu viele Menschen im Büro sind, entwickeln Organisationen Zeitpläne, mit denen sie ihre Mitarbeiter schrittweise wieder ins Büro holen können. Doch Microsoft Teams schafft Abhilfe! Mit Microsoft Shifts können Manager und Abteilungen Zeitpläne erstellen, und Benutzer können ihren bevorzugten Arbeitsplatz über die Microsoft-Shifts-App in Teams auf ihrem PC oder Mobilgerät buchen. Microsoft Shifts ist kostenlos in jeder Teams-Lizenz enthalten. Unter Rückkehr zum Arbeitsplatz – Distanzierung in Büroräumen können Sie mehr über die Nutzung von Shifts erfahren.
Ein besseres Erlebnis im Besprechungsraum
Letztes Jahr hat Microsoft als Reaktion auf die Pandemie mehrere Optimierungen des Besprechungsraum-Erlebnisses veröffentlicht, darunter etwa die Näherungsbeitrittsfunktion für Teams-Konferenztelefone. Dank dieser Funktion konnten Besprechungsteilnehmer, die persönlich anwesend waren, ihr Erlebnis berührungsfrei gestalten. Im Jahr 2021 können Organisationen erwarten, dass Microsoft weitere Verbesserungen an Besprechungsräumen vornimmt, um die Rückkehr ins Büro zu unterstützen, z. B.:
- Kapazitätsbenachrichtigungen: Ein Teams-Raumgerät kann die Teilnehmer im Raum benachrichtigen, wenn dieser über seiner Kapazitätsgrenze liegt.
- Sprachbefehle: Teilnehmer können Sprachbefehle zur Steuerung auf Teams-Raumgeräten verwenden.
- Geräteübertragung: Teilnehmer können Inhalte von ihren Mobilgeräten auf einem Teams-Raumgerät präsentieren.
- Raum-Fernsteuerung: Benutzer können Besprechungsgeräte über ihre mobile Teams-App verwalten, z. B. Mikrofone ein- und ausschalten, Audioeinstellungen vornehmen oder die Besprechung verlassen.
- Zero-Touch-Provisioning: Administratoren können Teams-Geräte per Fernsteuerung über das Teams-Admin-Center bereitstellen und sich dort anmelden.
Microsoft bringt mit den Microsoft Teams Panels auch eine neue Kategorie von Teams-Geräten heraus. Diese Geräte werden außerhalb eines Besprechungsraums montiert und zeigen den Benutzern Informationen zum Besprechungsraum an. Benutzer können anstehende geplante Besprechungen in dem Raum anzeigen, ihn reservieren oder verfügbare Räume in der Nähe sehen.
Innovation durch Spracherkennung und Geräte für Teams
Microsoft positioniert Teams weiterhin als Ersatz für Ihr altes Phone System, mit entsprechenden neuen Funktionen und Verbesserungen zur Förderung der Zusammenarbeit. Während Microsoft bereits mit vielen Anbietern zusammenarbeitet, um Teams-zertifizierte Geräte anzubieten, treibt das Unternehmen diese Zusammenarbeit weiter voran, damit sich alte Telefonhardware so einfach wie möglich ersetzen lässt.
Gemeinsame Anrufe in Kanälen
Die Lizenz für das Microsoft-Teams-Telefonsystem umfasst den Zugriff auf Sprachfunktionen wie Anrufwarteschleifen. Anrufwarteschleifen verteilen eingehende Anrufe an eine Gruppe von Mitarbeitern. Im Moment fehlen Funktionen zur Berichterstellung über Anrufwarteschleifen, beispielsweise die Anzahl der von Agenten angenommenen Anrufe. Im Laufe dieses Jahres wird Microsoft die Funktion „Collaborative Calling“ (zu Dt. „kollaborative Anrufe“) veröffentlichen, mit dem sich Anrufwarteschleifen mit Teams-Kanälen verbinden lassen.
Mitarbeiter können so zusammenarbeiten, während sie Anrufe in der Warteschleife entgegennehmen, und Teambesitzer können die Einstellungen für die Anrufwarteschleife verwalten. Collaborative Calling ist für Gruppen wie IT-Servicedesks oder HR-Hotlines konzipiert. Ich bin begeistert von dieser Funktion und von den erweiterten Möglichkeiten zur Berichterstellung für Organisationen.
Erschwinglichere Telefongeräte
Microsoft arbeitet weiterhin mit Hardwareanbietern zusammen, um mehr zertifizierte Teams-Geräte bereitzustellen. In der ersten Hälfte dieses Jahres bringen diese Partner eine neue Reihe von erschwinglichen Teams-Telefonen auf den Markt. Bei diesen Geräten steht der digitale Bildschirm weniger im Vordergrund, stattdessen bieten sie physische Tasten, hochwertige Audioqualität und wichtige Anruffunktionen. Solche Telefone sind ideal für Gemeinschaftsbereiche und Mitarbeiter im Informationsbereich (Information Workers), die nur grundlegende Funktionen benötigen. Wenden Sie sich für weitere Informationen an Ihren aktuellen Microsoft-Teams-Hardwareanbieter.
Apropos Telefone: Microsoft erweitert die Unterstützung auch auf Teams-SIP-Telefone ohne Branding von Anbietern wie Cisco, Yealink, Poly und anderen. Diese Funktionalität ermöglicht es Organisationen, Microsoft Teams mit ihren bereits angeschafften SIP-Telefonen nur für die Hauptanruffunktionen zu nutzen. Es wurde noch nicht öffentlich gemacht, um welche Funktionen es sich dabei genau handeln wird.
Unternehmen können die anfänglichen Kosten für die Migration auf Teams einsparen, ohne neue Schreibtischtelefone kaufen zu müssen. Für ein vollständiges und hochwertiges Microsoft-Teams-Erlebnis sollten Unternehmen dennoch überlegen, auf ein Teams-zertifiziertes Headset umzusteigen. Microsoft wird die Unterstützung für diese Geräte in der ersten Jahreshälfte 2021 einführen.
Teams-Besprechungen auf ein neues Level heben
Teams-Besprechungen und Live-Events eignen sich hervorragend für die interne und externe Zusammenarbeit, aber viele Organisationen möchten Webinare in Teams veranstalten. In der ersten Jahreshälfte 2021 wird Microsoft die Möglichkeit einführen, eine benutzerdefinierte Registrierungsseite zu Teams-Besprechungen hinzuzufügen, um die Teilnahme zu verwalten. Nachdem sich eine Person für die Besprechung registriert hat, erhalten die Teilnehmer eine automatische E-Mail-Einladung zur Webinar-Besprechung. Nach Abschluss der Besprechung können die Besprechungs-Organisatoren ein Berichts-Dashboard anzeigen, um ein besseres Verständnis davon zu erhalten, wie sich die Teilnehmer beteiligt haben.
Im Jahr 2020 hat Microsoft die Veröffentlichung einer neuen Teams-SKU für ein Add-On namens „Advanced Communications“ (zu Dt. „Fortschrittliche Kommunikation“) angekündigt. Advanced Communications bietet mehr Funktionen für Anrufe und Besprechungen, um die Reichweite und Anpassungsmöglichkeiten für das Publikum zu erweitern. Bereits jetzt können Unternehmen diesen neuen Plan nutzen, um Live-Events auf 20.000 Teilnehmer zu vergrößern.
Im Laufe des Jahres wird der Dienst interaktive Meetings mit bis zu 1.000 Teilnehmern (im Vergleich zum derzeitigen Maximum von 300) ermöglichen, wobei bis zu 20.000 Teilnehmer im Zuschauermodus teilnehmen können. Unternehmen können zudem den Besprechungs-Wartebereich mit ihrem eigenen Branding versehen. Meiner Meinung nach benötigen nicht alle Benutzer eine Lizenz für „Advanced Communication“, sondern nur Personen in Schlüsselfunktionen, die diese zusätzlichen Besprechungsoptionen brauchen.
Erfüllung von Vorschriften und Sicherheitsanforderungen
Da immer mehr Workloads in der Cloud konsumiert werden, ist Sicherheit immer ein wichtiges Thema für System- und Sicherheitsadministratoren. In diesem Jahr stellt Microsoft Organisationen neue Tools zur Verfügung, um solche Herausforderungen zu meistern.
Verwendung eines eigenen Schlüssels
Standardmäßig verschlüsselt Microsoft die Teams-Daten im Ruhezustand in seinen Rechenzentren. Derzeit in der Vorschau und später in diesem Jahr für Mandanten freigegeben, bietet Microsoft seinen Kunden die Möglichkeit, ihre eigenen Schlüssel für die Verschlüsselung ihrer Teams-Daten mitzubringen. Andere Dienste wie Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive verfügen bereits über diese Funktion. Diese Ergänzung ist ein großer Vorteil für Organisationen, die gesetzlich verpflichtet sind, ihre eigenen Schlüssel selbst zu kontrollieren.
Verbesserungen der Graph API
Das Exportieren von Teams-Inhalten aus dem Office 365 Admin Center ist derzeit nicht gut gelöst. Im Laufe des Jahres wird Microsoft jedoch die Microsoft Graph API um neue Funktionen zum Exportieren von Nachrichten erweitern. Die Graph API kann auf private und Gruppenchats sowie Anhänge und Medien zugreifen. Organisationen können Nachrichten exportieren, um diese aufzubewahren, zu indizieren, zu klassifizieren, sowie für die E-Discovery und zur Erfüllung gesetzlicher Vorschriften.
Best Practices für die Sicherheit in Teams
Während viele Organisationen während der Pandemie schnell auf Teams umsattelten, war oftmals nicht genügend Zeit, zu überprüfen, ob ihre Richtlinien ihre Bereitstellung gut absichern. Hier sind einige wichtige Sicherheitstipps zur Absicherung von Teams für Ihre Benutzer.
Gastzugriff
Mit dem Gastzugriff können Ihre Benutzer Personen außerhalb des Unternehmens zu den Kanälen, Chats, Dokumenten und Anwendungen eines Teams einladen. Solche Gäste benötigen kein Konto in Ihrer Organisation, um sich anzumelden und auf Ihre Ressourcen zuzugreifen. Sie können ihr bestehendes Unternehmenskonto (über ihren eigenen Office-365-Mandanten) oder ein gewöhnliches E-Mail-Konto (outlook.com, gmail.com und andere) verwenden.
Der Gastzugriff kann im Admin Center von Teams deaktiviert werden, indem Sie zu Organisationsweite Einstellungen > Gastzugriff navigieren. Wenn Sie beschließen, ihn aktiviert zu lassen, sollten Sie die Funktionen einschränken, auf die Gäste Zugriff haben, beispielsweise Anrufe, Besprechungen und Nachrichten. Sie können auch Domänenlisten in Azure Active Directory zulassen oder blockieren, um einzuschränken, welche Domänen als Gastbenutzer zugelassen sind.
Am 8. Februar 2021 hat Microsoft eine Änderung an den Standardeinstellungen für Gäste in Microsoft Teams vorgenommen. Microsoft hat den Gastzugriff standardmäßig für Kunden aktiviert, die diese Einstellung nicht zuvor konfiguriert hatten. Mit dieser Änderung wird Teams mit anderen Diensten in der Office-365-Suite abgeglichen, wo der Gastzugriff standardmäßig aktiviert ist. Wenn Sie den Gastzugriff in Ihrem Teams-Mandanten noch nicht konfiguriert haben, überprüfen Sie möglichst bald, ob diese Funktion so eingestellt ist, wie Sie möchten.
Externer Zugriff
Der externe Zugriff bzw. der Partnerverbund bei älteren Lync- und Skype-Systemen bietet Ihren Benutzern die Möglichkeit, andere Benutzer außerhalb Ihrer Organisation anzurufen und mit ihnen zu chatten. Beim externen Zugriff verwendet der externe Benutzer sein eigenes Teams- oder Skype-Konto, um mit Ihrem internen Benutzer zu kommunizieren. Der externe Zugriff bietet externen Benutzer nicht die Möglichkeit, an Gesprächen in den Kanälen eines Teams teilzunehmen wie beim Gastzugriff.
Standardmäßig sind Teams-Mandanten so konfiguriert, dass der Partnerverbund geöffnet ist. Das bedeutet, dass Personen in Ihrer Organisation mit externen Organisationen in jeder Domäne kommunizieren können (vorausgesetzt, die externe Domäne ermöglicht die Kommunikation ebenfalls). Wie beim Gastzugriff können Administratoren Listen von zulässigen und zu blockierenden Domänen einrichten, um diese Partnerverbundkommunikation einzuschränken.
Um den Partnerverbund zu konfigurieren, navigieren Sie im Teams Admin Center zu Organisationsweite Einstellungen > Externer Zugriff. Hier können Sie für Ihre Benutzer die Kommunikation mit anderen Nutzern von Teams, Skype for Business oder Skype aktivieren. Wenn Sie zugelassene Domänen hinzufügen, werden alle anderen Domänen blockiert. Ebenso werden alle anderen Domänen zugelassen, wenn Sie Domänen zur Blockliste hinzufügen. Sie können in der Liste keine zulässigen Domänen mischen und blockieren. Wenn Sie den externen Zugriff deaktivieren, können Benutzer weiterhin über den anonymen Beitritt an den Besprechungen Ihrer Organisation teilnehmen (falls aktiviert).
Richtlinien für Besprechungen
Die Richtlinien für Besprechungen enthalten eine Fülle von Sicherheitsoptionen für Ihre Teams-Besprechungen. Sie können auf die Richtlinien zugreifen, indem Sie zu Besprechungen > Besprechungsrichtlinien navigieren. Hier sind meine empfohlenen Einstellungen für bestimmte Elemente:
- Externen Teilnehmern erlauben, die Kontrolle zu erteilen oder anzufordern: Deaktivieren Sie diese Einstellung, damit nur interne Benutzer den Referentenbildschirm steuern können.
- Anonyme Personen dürfen eine Besprechung starten: Deaktivieren Sie diese Einstellung, um zu verhindern, dass nicht authentifizierte Benutzer, die sich in ein Meeting eingewählt haben, das Meeting starten, ohne dass eine authentifizierte Person anwesend ist.
- Rollen, die über Referentenberechtigungen in Besprechungen verfügen: Diese Einstellung sollte so konfiguriert werden, dass jeder in der Organisation automatisch ein Referent ist, externe Benutzer jedoch Teilnehmer sind. Teilnehmer haben in einer Besprechung weniger Berechtigungen. Der Besprechungsorganisator kann diese Einstellung bei der Planung einer Besprechung ändern.
- Personen automatisch zulassen: Konfigurieren Sie diese Einstellung so, dass jeder in Ihrer Organisation automatisch zur Besprechung zugelassen wird, externe Personen jedoch über den Wartebereich eingelassen werden.
Für höchstmögliche Besprechungssicherheit können Sie zu Besprechungen > Besprechungseinstellungen navigieren und allen anonymen Benutzern die Teilnahme an einer Besprechung untersagen. Wenn Sie in den Einstellungen für den externen Zugriff erlaubte oder blockierte Domänen konfiguriert haben, können nur externe Benutzer in diesen Domänen an Ihren Besprechungen teilnehmen.
Meine Prognosen und Wunschliste für Teams 2021
Microsoft Teams macht weiterhin große Fortschritte, und nachfolgend finden Sie einige Vorhersagen und Funktionen, die meiner Meinung nach aufgenommen werden sollten:
- Erweiterte Cortana-Integration: Microsoft ermöglicht die Steuerung von Teams-Rooms-Geräten (Raumgeräten) über Cortana. Ich glaube, dass Cortana auf persönlicher Ebene über Geräte und den Desktop-Client weiter in Teams integriert wird.
- Verbesserter Client: Die Möglichkeit, Besprechungen, Chats und Apps auszublenden, ist eine hervorragende Verbesserung für die Benutzeroberfläche. Ich hätte gerne die Möglichkeit, mehrere Instanzen sowie ein Chat-Fenster mit Registerkarten zu öffnen.
- Besserer Mandantenwechsel: Wenn Sie in einem anderen Mandanten zu Gast sind, ist der Wechsel des Teams-Clients etwas mühsam. Obwohl sich die Geschwindigkeit des Mandantenwechsels verbessert hat, fände ich ein Modell wie beim Umschalten von Slack-Workspaces wirklich gut.
Microsoft Teams in der Zukunft
Im Jahr 2020 haben wir gesehen, wie Microsoft Teams als Reaktion auf die Pandemie sehr schnell Verbesserungen und Funktionen eingeführt hat. Microsoft wird diesen Impuls im Jahr 2021 weiterführen, um den Status von Teams als führender Lösung für die Zusammenarbeit in Unternehmen zu zementieren. Weitere Informationen zur Absicherung von Microsoft Teams finden Sie unter Sichere Nutzung von Microsoft Teams.
